Ausstellungen und Verkäufe im Blick — ohne Tabellenchaos

Ausstellungen erzeugen erstaunlich viele Informationen: welche Werke gezeigt wurden, zu welchem Preis genau diese Ausstellung sie führte, was verkauft wurde, an wen, und was die Teilnahme gekostet hat. Verteilt über E-Mails, eine Tabelle und Ihr Gedächtnis wird es fast unmöglich, ein Jahr später einfache Fragen zu beantworten. Werke, Ausstellungen und Verkäufe zu verbinden, löst genau das.

Warum der Preis pro Ausstellung zählt

Dasselbe Werk trägt oft unterschiedliche Preise in unterschiedlichen Kontexten — eine Einzelausstellung, eine Messe, eine Gruppenausstellung im Ausland. Wenn Sie nur einen einzigen Preis am Werk speichern, verlieren Sie diese Geschichte. Den Preis festzuhalten, den ein Werk bei jeder einzelnen Ausstellung trug, lässt Sie später nachvollziehen, wie sich Ihre Preisgestaltung entwickelt hat — und gibt Ihnen eine ehrliche Referenz, wenn eine Galerie das nächste Mal fragt, was ein vergleichbares Werk erzielt hat.

Ausstellungen mit den gezeigten Werken verknüpfen

Ein Ausstellungseintrag ist am nützlichsten, wenn er mit den tatsächlichen Werken verknüpft ist, nicht nur mit deren Titeln. Dann zeigt die Seite eines einzelnen Werks seine vollständige Ausstellungshistorie, und die Seite einer Ausstellung zeigt jedes Werk, das dort hing. Diese beidseitige Verknüpfung beantwortet Fragen wie „welche Werke wurden noch nie ausgestellt?" oder „was haben wir 2024 auf dieser Messe gezeigt?" — ohne dass Sie irgendetwas rekonstruieren müssen.

Den Kreis mit dem Verkauf schließen

Ein Verkauf ist der natürliche Endpunkt einer Ausstellung, deshalb sollten beide nicht in getrennten Systemen leben. Wenn ein Werk aus einer Ausstellung heraus verkauft wird, sollten Verkauf, Rechnung, Käufer und Werk alle verbunden sein. So ist Ihre Buchhaltung kein Paralleluniversum zu Ihrem Katalog — die Rechnung, die Sie stellen, ist an das exakte Werk gebunden und, wenn relevant, an die Ausstellung, in der es verkauft wurde. Zur Steuerzeit macht genau das Einnahmen bis zum einzelnen Werk nachvollziehbar.

Die Fragen, die ein verbundenes System sofort beantwortet

• Was haben wir bei welcher Ausstellung gezeigt, zu welchen Preisen?
• Welche Werke wurden verkauft, an wen, für wie viel?
• Zu welchem Preis stand dieses eine Werk im Zeitverlauf?
• Welche Werke sind verfügbar, welche für eine kommende Ausstellung fest eingeplant?
• Was hat die Teilnahme an einer bestimmten Ausstellung tatsächlich gekostet?

Keine dieser Fragen braucht besonderen Aufwand, wenn die Daten von Anfang an verknüpft sind — und alle sind schmerzhaft, wenn nicht. In COTO Catalog tragen Ausstellungen werkbezogene Preise, verlinken zurück in Ihren Katalog und verbinden sich mit den Verkäufen und Rechnungen, die daraus entstehen. So bleiben Ausstellungshistorie und Buchhaltung synchron, ohne doppelte Eingabe.