EÜR und DATEV für Künstler: Was hinter den Begriffen wirklich steckt

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung klingt nach Bürokratie, ist im Kern aber ein einfaches Prinzip: Einnahmen minus Ausgaben, erfasst dann, wenn das Geld tatsächlich fließt — nicht, wenn eine Rechnung geschrieben wurde. Das macht sie überraschend nachsichtig, solange Sie jeden Beleg aufheben und jede Zahlung erfassen. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung, keine Steuerberatung — für Ihre konkrete Situation gehört das Gespräch mit einer Steuerberatung dazu.

Was die EÜR wirklich verlangt

Die meisten selbstständigen Künstlerinnen und Künstler sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet und nutzen deshalb die EÜR. Sie führen keine Bilanz — Sie halten fest, was im Jahr an Geld kam und ging, und die Differenz ist Ihr Gewinn. Verkäufe von Werken, Editionen, Honorare und Stipendien sind Einnahmen. Material, Rahmung, Ateliermiete, Reisen zu Ausstellungen und Ausrüstung sind typische Ausgaben.

Entscheidend ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Es zählt der Tag, an dem Geld tatsächlich auf dem Konto ankommt oder es verlässt. Eine im Dezember gestellte Rechnung, die erst im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Das ist keine Ausnahme, sondern der Normalfall bei der EÜR.

Kategorien entscheiden mehr, als man denkt

Das EÜR-Formular gruppiert Ausgaben in Kategorien, und Ihre Steuerberatung verlässt sich darauf, dass diese Kategorien stimmen. Rahmung und Material stehen nicht in derselben Zeile wie Reisekosten. Ausrüstung oberhalb eines bestimmten Werts muss oft abgeschrieben statt sofort abgesetzt werden. Sie müssen die Regeln nicht auswendig kennen — aber Sie sollten jede Ausgabe direkt bei der Erfassung einer sinnvollen Kategorie zuordnen. Das einmal zu tun, während der Beleg noch frisch ist, ist deutlich leichter, als im März einen Schuhkarton zu sortieren.

Genau hier hilft ein System, das für jede Rechnung eine plausible Kategorie vorschlägt, basierend auf Lieferant und Beschreibung. Aus einer Entscheidung wird eine kurze Bestätigung.

Was DATEV eigentlich ist

DATEV ist das Software-Ökosystem, das die meisten deutschen Steuerkanzleien verwenden. Wenn jemand einen „DATEV-Export" verlangt, ist damit eine Datei gemeint, die die Kanzlei-Software direkt einlesen kann. Sie müssen DATEV selbst nicht bedienen. Was enorm hilft: Ihrer Steuerberatung eine saubere Export-Datei zu übergeben statt eines Ordners mit PDFs und einer Tabelle — das erspart eine komplette Runde manueller Dateneingabe und die Fehler, die dabei entstehen.

Ein DATEV-Export umfasst typischerweise Ihre Einnahmen- und Ausgabenbuchungen mit Datum, Betrag, Kategorie und Umsatzsteuer-Information. Wenn Ihr System das erzeugen kann, wird die Jahresübergabe zu einer einzigen Datei statt zu einem Nachmittag Sortierarbeit.

Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung

Ob Sie Umsatzsteuer berechnen, hängt von Ihrem Umsatz und davon ab, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Unter dieser Regelung stellen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung und können sie auf Einkäufe auch nicht zurückfordern. Oberhalb der Schwelle, oder wenn Sie freiwillig darauf verzichten, berechnen Sie Umsatzsteuer, geben periodisch Voranmeldungen ab und können Vorsteuer auf Betriebsausgaben zurückfordern. Für Kunstwerke gilt teilweise ein ermäßigter Steuersatz. Das ist ein Punkt, den Sie konkret mit Ihrer Steuerberatung klären sollten — Ihre Buchhaltung sollte die Umsatzsteuer auf jeder Rechnung ohnehin erfassen, damit die Zahlen vorliegen, wenn Sie gebraucht werden.

Checkliste vor der Übergabe

• Sind alle Einnahmen mit Rechnung und tatsächlichem Zahlungseingang erfasst?
• Hat jede Ausgabe einen lesbaren, zugeordneten Beleg?
• Sind Kategorien konsistent vergeben, nicht nur „Sonstiges"?
• Ist die Umsatzsteuer auf jeder Rechnung dokumentiert?
• Lässt sich der gewünschte Zeitraum vollständig exportieren?

COTO Catalog schlägt für jede Rechnung eine Kategorie vor, hält Umsatzsteuer und Zahlungsstatus fest und erzeugt einen DATEV-kompatiblen Export — verknüpft mit den Werken und Ausstellungen, zu denen die Buchung eigentlich gehört. Das ersetzt nicht das Gespräch mit Ihrer Steuerberatung, aber es macht die Übergabe schmerzlos.